Arbeitszeiten und Arbeitsorte werden immer flexibler gewählt. Wer als Unternehmer erfolgreich sein will, ist auf eine umfangreiche Vernetzung angewiesen. Eine gute Vernetzung basiert auf mehr als reinem Onlinekontakt. Dienstreisen werden notwendig. Nur: Wie werden diese finanziell abgebildet? Welchen Teil davon kann sich der Arbeitnehmer erstatten lassen und welcher gilt als Freizeit?

Spesen, die Sie einfordern können

Kosten, die Ihnen auf einer Reise im Auftrag Ihres Unternehmens entstehen, können Sie sich im Nachhinein erstatten lassen. Sie gelten als Spesen. Dazu gehören Ausgaben für Ihre Mahlzeiten, für Fahrt- und Übernachtung sowie verschiedene Reisenebenkosten.

Fahrkosten

Damit Sie sich die Fahrtkosten erstatten lassen können, müssen grundlegend Belege für Tickets oder Buchungsbestätigungen eingereicht werden. Fahren Sie mit den privaten PKW, müssen Sie ein Fahrtenbuch führen. Wie dieses aussieht, wird zuvor gemeinsam mit dem Arbeitgeber festgelegt. Genaue Absprachen bedarf es bei Fahrten mit dem Dienstwagen. Diesen nutzen sie ohnehin auf Kosten der Firma, und es wird bereits einen Plan zur Spritkostenabrechnung geben. 

Ob es sich jeweils um eine Dienstreise oder nur eine Anfahrt handelt, muss zuvor innerbetrieblich festgelegt werden. Fakt ist, dass eine Dienstreise nicht zwingend eine Übernachtung suggeriert. Als Orientierung kann die Auslegung des Finanzamts dienen. Hier wird immer dann von einer Dienstreise gesprochen, wenn zur Ausführung eines Arbeitsauftrages mehr als 25 km gerechnet vom Arbeitsmittelpunkt (Unternehmensstandort) zurückgelegt werden muss.

Verpflegungskosten

Verpflegungskosten werden, sind sie nicht im für Sie gesetzten Programm inbegriffen, nach Pauschalen gezahlt. Das bedeutet, Sie werden in der Regel nicht die Kosten für 4 Mahlzeiten am Tag abrechnen können, sondern nur für solche, die innerhalb Ihrer Arbeitszeiten stattfinden. Auch hier werden unterschiedliche Absprachen möglich sein. Zum Beispiel sind Geschäftsessen häufig inbegriffen. 

Zusätzlich können noch Reisenebenkosten wie Parkgeld oder Telefongebühren geltend gemacht werden.

Wer übernimmt die anfallenden Kosten?

Angestellte fordern Rückzahlungen in erster Instanz beim Arbeitgeber ein. Ist dieser zur Spesenzahlung nicht bereit, kann der Arbeitnehmer die Rückforderungen innerhalb der Steuererklärung geltend machen. Sie können, wie Selbstständige auch, einen speziellen Anhang zur Reisekosten- und Spesenabrechnung ausfüllen. Als weitere Möglichkeit können Spesen innerhalb der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden. 

In allen Fällen sind eine hinreichende Dokumentation und das Sammeln anfallender Belege notwendig. 

Weitergedacht sind bereits vom Arbeitgeber erhaltene Spesen steuerfrei. Sie müssen nicht in der Steuererklärung angegeben werden und werden auch auf der Gehaltsabrechnung nicht steuerlich berücksichtigt.

Wie erfolgt die Abrechnung von Spesen?

Zur Abrechnung der Spesen müssen diese wie erwähnt ausführlich dokumentiert und belegt werden. Die Belege sollten Mehrwertsteuern eindeutig ausweisen. Das Finanzamt legt für die Verpflegung eine jährliche Spesenpauschale fest. Bei Reisen zwischen 8 und 24 h beträgt die Spesenpauschale 14 Euro. Darüber hinaus liegt der Tagessatz bei 28 Euro pro Tag. Übernachtungen werden mit 20 Euro bedacht. Sind bestimmte Mahlzeiten inklusive, werden diese entsprechend rausgerechnet.

Ist Reisezeit Arbeitszeit, die normal entlohnt werden muss?

Stellt sich die Frage, wie die Reisezeit sich auf die Arbeitszeit niederschlägt. Schließlich müsste diese entsprechend entlohnt werden. Andererseits steht der Mitarbeiter, während er unterwegs ist, nur bedingt für andere Arbeiten zur Verfügung. 

In der Realität müssen in diesem Zusammenhang oft individuelle Absprachen getroffen werden. Die Arbeitsleistung, die ein Mitarbeiter im Flugzeug am Laptop erbringt, kann durchaus als Teil des FTE erfasst werden, wenn der Arbeitnehmer damit einem entsprechenden Arbeitsauftrag dient. Ist er während der kompletten Fahrt zum Diensteinsatz unbeschäftigt, also nur passiver Passagier im Zug oder als Beifahrer, kann die Fahrzeit als Ruhephase gewertet werden. In diesem Fall wird die Zeit nicht entlohnt.

Findet die Fahrt während der gewöhnlichen Arbeitszeit statt, kann sie als reguläre Arbeitszeit gewertet und entlohnt werden. Dies ist natürlich nur relevant, wenn feste Arbeitszeiten für den Mitarbeiter vertraglich geregelt sind.

Klären Sie vor allem diese Grenzfälle vor Antritt der Reise ab. So können Sie sich der finanziellen Absicherung Ihrer Arbeitsleistung sicher sein.